Wat is dat, succesvol leidinggeven? Hoe doe je dat en wat houdt dat voor jou in?
Uitstijgen boven de waan van de dag?
Ik ben in mijn carrière verschillende mensen op diverse management en leidinggevendeposities tegen gekomen. Van bestuurslid, directeur of commissaris tot teamleider of voorman.
Ik herinner mij een Management Team (MT) lid die verantwoordelijk was voor de operatie binnen een handelsonderneming.
Een druk bezet persoon met een overvolle agenda. Zoals zo velen van ons.
Manager operatie
Deze manager operatie was druk bezig de processen zodanig in te richten dat er niets fout kon gaan. Hiervoor bracht hij processen in kaart en beschreef ze. Waar ze al gedocumenteerd waren veranderde hij die waar nodig. Niets mis mee.
Tijdens de MT vergaderingen vertelde hij wat de status was en dat hij goed op weg was.
Toen ik na twee vergaderingen vroeg wat “goed op weg” inhield vertelde hij dat het toch wel moeilijk was alle processen inclusief alle adhoc activiteiten, uitzonderingen, afwijkingen, specials, etc. in kaart te brengen. Toen ik hem vroeg waarom hij dat allemaal in kaart wilde brengen, zei hij dat als alles in kaart was gebracht hij mensen daarop kon sturen zodat hij succesvol zijn afdeling kon leiden en meer tijd over zou houden.
Herken je dit? Dit gebeurt nog steeds dagelijks binnen zeer veel organisaties in meer of mindere mate.
Het idee erachter is niet verkeerd. Sterker nog. Het is heel begrijpelijk.
Het gaat alleen fout bij het alles in kaart willen brengen en het aansturen van mensen.
Meer tijd?
Als je meer tijd wilt hebben moet je meer verantwoordelijkheid geven. Als je meer verantwoordelijkheid wil van mensen moet je ze meer vertrouwen geven. Maar dat kan alléén als je duidelijk hebt gemaakt wat er van je mensen verwacht wordt. Want (ik hoor het je al zeggen) vertrouwen moet je verdienen. Daarna kunnen ze stapsgewijs de verantwoordelijkheid nemen. Waarom stapsgewijs? Omdat mensen helaas niet de gedachten van een leidinggevende kunnen lezen (misschien ook maar goed ook). Wat je als leidinggevende verlangt van mensen moet je goed over weten te brengen. Hier is communicatie erg belangrijk. Maak duidelijk wat je als resultaat wilt zien en geef mensen de ruimte daar een eigen invulling aan te geven. Laat mensen, binnen de perken, fouten maken. Van fouten maken leer je. Dat heb je zelf ook gedaan als het goed is.
Mensen verantwoordelijk maken
Waarom dan niet alles in kaart brengen? Over het algemeen is niet alles voorspelbaar binnen een organisatie. Er zullen dus altijd zaken voorkomen die afwijken van het reguliere proces. Denk aan extra orders, afwijkende vragen, afdelingen of leveranciers die anders leveren dan verwacht, etc.
Door binnen een organisatie mensen verantwoordelijkheid te geven en die ook te communiceren, kunnen de afwijkingen binnen de verantwoordelijkheden worden afgehandeld. Door mensen ruimte te geven kunnen ze zelfstandig en creatief omgaan met de afwijkingen die ze tegenkomen.
Dan hoef je als leidinggevende veel minder brandjes te blussen en je wordt minder als vraagbaak gebruikt om met allerlei oplossingen te komen.
En dat was nou net waar het om te doen was. Meer tijd voor de leidinggevende. Een cadeau daarbij is een volwassen team medewerkers die zelf problemen kunnen oplossen en dus weinig sturing nodig hebben.
Het bewuste MT lid heeft het inderdaad voor elkaar gekregen om op deze manier meer tijd over te houden en heeft zich daardoor kunnen richten op meer strategische zaken.
Origineel uit 2012
