Vakantie?
Er zijn vakanties geweest dat ik de weken voor mijn vakantie en de weken na mijn vakantie zo druk was met alles regelen dat ik mij wel eens afvroeg of het wel waard was.
Niet de beste manier om op vakantie te gaan. Ook niet voor de rest van het gezin……….
Ik heb wat tips verzameld om je te helpen het werk tijdens de vakantie los te laten en terug te komen zonder een berg e-mails in je inbox na je vakantie.
1. Vertrouw op je collega’s als je er niet bent.
Zorg dat je goede afspraken maakt met de collega’s die tijdens jouw afwezigheid de werkzaamheden overnemen. Hoe duidelijker de afspraken, hoe makkelijker het overdragen gaat.
2. Leef tijdens je vakantie in het ‘nu’ en ontspan
Makkelijker gezegd dan gedaan. Ik moet nog… En ik had nog……. Dat heeft dus geen zin. Je bent dan alleen fysiek op vakantie, terwijl je mentaal het nou juist zo goed kan gebruiken. Geniet van wat je (niet) doet en de omgeving.
3. Vermijd het bekijken van je e-mail.
Dat ligt voor de hand, maar is ook zo moeilijk. Het is vaak snel gedaan, maar de gevolgen blijven lang in je hoofd doorgaan. Kijk bij het punt “Stel je out of office reply goed in”. Eén keer per dag kijken is nog steeds veel op vakantie……..
4. Doe activiteiten die je normaal niet zou doen.
Je kunt daardoor beter je zinnen verzetten en je onthoudt meer van je vakantie. Ook leuk voor als je weer terug bent.
5. Blijf bewegen; sport, dans, zwem of wandel
Beweging zorgt voor ontspanning en daar gaat het hier nou net om. Daarbij krijg je van beweging energie.
6. Schrijf voor vertrek openstaande zaken op voor na je vakantie
Op die manier is het uit je hoofd. Je wilt met een zoveel mogelijk leeg hoofd op vakantie zijn. Dan geniet je het meest van je vakantie. Mocht je tijdens je vakantie toch nog wat te binnen schieten kun ook dat beter opschrijven en na je vakantie bij de rest voegen.
7. Vertel tijdig aan je collega’s wanneer je afwezig bent
Heel belangrijk als je rustig weg wilt gaan. Tijdig is in de meeste gevallen niet in de maand dat jij weggaat. Vaak is het zo dat hoe meer mensen zich kunnen voorbereiden om zaken over te nemen (zie ook punt 1) hoe minder werk er ligt als je terugkomt.
8. Maak duidelijke afspraken over je bereikbaarheid
Dit is heel belangrijk. Zowel voor jou als je collega’s. Vaak gaat het om een bepaald tijdstip of dag. Denk eraan dat je op vakantie vaak een ander ritme hebt. Ook het tijdverschil is iets wat je duidelijk moet aangeven.
9. Je mag écht vakantie vieren
Jazeker. Ook jij mag echt vakantie vieren. Doe dat ook en ontspan.
10. Vergeet nooit te lachen!
Natuurlijk wil je graag een lege inbox als je terugkomt van vakantie.
Je bent lekker op vakantie geweest. Het is je gelukt om te ontspannen en je hebt de punten hiervoor goed nageleefd. Je begint opgewekt aan je werk en maakt met veel mensen een praatje. Je bekijkt je e-mail en…….. Je vakantie is in één keer vergeten.
Voorkom dit door de volgende punten te volgen.
1. Stop 2 dagen voordat je vakantie begint met het versturen van e-mailberichten met taakverzoeken die ook kunnen wachten tot na de zomervakantie onder het motto: minder mail ontvangen bereik je door minder mail te versturen.
2. Schakel ook 2 dagen van te voren je out of office reply in met de mededeling dat je geen taakverzoeken meer afhandelt die ook tot na de zomervakantie kunnen wachten. Nodig de collega’s wel uit om als zij van mening zijn dat het toch dient te gebeuren, om telefonisch contact met je op te nemen of bij je langs te lopen.
3. Wees duidelijk in je laatste e-mailberichten dat je pas op datum … weer begint met het lezen van je e-mail. Dat moment hoeft dus niet direct je eerste werkdag te zijn.
4. Reserveer een middag voor je vakantie voor het opschonen van je Postvak In.
5. Maak goede afspraken met je collega’s over het op orde houden van je mailbox tijdens vakantie.
6. Stel je out of office reply goed in: geef aan dat je bijvoorbeeld alleen de mail die je ontvangen hebt in de laatste week van je vakantie leest en beantwoordt, en dat de e-mail die je voor een bepaalde datum ontvangen hebt niet behandelt. Laat weten tot wie mensen zich kunnen richten met een vraag. En vraag of de afzenders als hij of zij echt wil dat je kennis neemt van een bepaald bericht, om dit bericht opnieuw te sturen na je vakantie.
7. Als dat niet kan, stuur dan alle e-mailberichten automatisch door met de “wizard regel” in je e-mail programma, naar degene die jou vervangt
8. Maak op de eerste dag geen afspraken en hou je agenda vrij om het overzicht op je werklast en de inhoud van je Inbox te herstellen
9. Stel je “wizard regel” in je e-mail programma zo in dat deze alle cc-berichten in een cc-map archiveert en dat outlook (of ander e-mail programma) met een automatische reply antwoord dat je cc-berichten ongelezen in de cc-map opslaat en deze op een jouw passend moment leest (of niet).
10. Na de vakantie is het tijd om je kennis te verrijken. Kijk eens op ons aanbod.
Succes met het implementeren en een hele mooie vakantie gewenst van ons!
PS. Heb je nog meer tips? Laat het ons en alle lezers hieronder weten :-).
Delen mag ook. Zorg dat je collega’s, familie, vrienden en kennissen ook hun werk los laten op vakantie.
