Functionering en beoordeling. Personal & Business Improvement

Het is bijna weer zover. De einde jaar gesprekken of beoordeling- of functionerings-gesprekken, of wat er ook wordt gebruikt en hoe je ze ook wilt noemen, ze komen er weer aan.

Voor veel leidinggevenden een veel te drukke tijd waarin ze net iets te vaak op het laatste moment de evaluatie van een persoon moeten opmaken.

Voor veel medewerkers een zenuwslopende periode omdat ze dan worden beoordeeld met al dan niet een salarisverhoging daaraan vast gekoppeld.

Laat ik maar vast gelijk mijn mening geven. Ik geloof niet in beoordelingsgesprekken.
Functioneringsgesprekken zijn wat mij betreft de enige gesprekken die je zinvol kunt voeren en ja, daar zit ook een stuk beoordeling in. Het verschil is dat je erover praat.

 

Waarom houden we ook weer Functionering en Beoordeling Gesprekken?

  • Medewerkers en organisatie te ontwikkelen
  • Prestaties van medewerkers en organisaties te verbeteren
  • Kwaliteit te borgen
  • Loopbaanontwikkeling te stimuleren
  • Heldere communicatie tot stand te brengen
  • Problemen te signaleren
  • Samenwerking te verbeteren
  • Medewerkers te motiveren
  • Inzetbaarheid in de arbeidsmarkt (employability) te vergroten

beoordelen. Personal & Business ImprovementHet is dan wel zinvol de doelstellingen voor het houden van deze gesprekken vooraf te bepalen. Wat wil je bereiken, waar wil je resultaat zien? Maar ook, wat is haalbaar?

De basis voor de gesprekken zijn de functieomschrijvingen. Hierin is het doel, de organisatorische positie, verantwoordelijk- en bevoegdheden, taken en het kennis- en competentieprofiel van een functie vastgelegd.

Het gesprek wordt gestandaardiseerd vastgelegd in het functioneringsformulier en in het beoordelingsformulier. Het functioneringsformulier wordt door de leidinggevende en de medewerker met betrekking tot de inhoud en gemaakte afspraken ondertekend. Het beoordelingsformulier wordt door de leidinggevende ondertekend en door de medewerker getekend voor gezien. De formulieren worden ook gebruikt ter voorbereiding van het gesprek.

 

Verschillen tussen een Functioneringsgesprek en een Beoordelingsgesprek.

Functioneringsgesprek Beoordelingsgesprek
is gericht op de toekomst
functioneren en ontwikkelen van medewerker
ambitie van medewerker
werkrelatie medewerker – leidinggevende v.v.
verbeterplannen, POP of werkafspraken
randvoorwaarden voor functioneren
tweerichtingsverkeer
gericht op verleden (terugblik)
geleverde prestatie; output centraal
beoordelen op resultaten
personeelsdossier
eenrichtingsverkeer

Zowel het functioneringsgesprek als het beoordelingsgesprek behoren vaak niet tot de meest favoriete bezigheden. Het vraagt een goede voorbereiding, tijd en aandacht voor het gesprek en een goede vastlegging. Jij als leidinggevende bent hiervoor verantwoordelijk.

 

Wat wordt er onder andere tijdens een functioneringsgesprek besproken

Medewerkers hebben het recht te weten hoe de leiding denkt over het functioneren. Over de zaken die goed gaan, maar uiteraard ook over zaken die verbeterd moeten worden of zelfs slecht gaan. Daarnaast is het voor de leiding belangrijk om te horen wat de medewerker vindt van bepaalde aangelegenheden met betrekking tot het werk.

Tijdens de dagelijkse werkzaamheden is er meestal niet veel tijd om eens goed met elkaar te praten over zaken die direct of indirect met het werk te maken hebben. Het gevolg hiervan kan zijn dat bijvoorbeeld irritaties tussen jou als leidinggevende en een medewerker niet worden uitgesproken, maar ook dat complimenten niet altijd worden uitgedeeld. Functioneringsgesprekken zijn bedoeld om eens rustig een aantal onderwerpen te bespreken en via afspraken een optimaal functioneren van de medewerker te bewerkstelligen. Dat is geen beoordelen. En toch geef je als leidinggevende jouw mening en visie op verschillende punten.

Naar aanleiding van de verbeterpunten worden actiepunten afgesproken, welke de periode erop (tot aan het volgende officiële gesprek) worden geëvalueerd. Daarnaast is het de bedoeling dat ook de medewerker in het gesprek feedback geeft aan jou als leidinggevende. Op deze manier kun jij je ook blijven ontwikkelen. Voorwaarde is natuurlijk wel dat je open staat voor dergelijke feedback.

– Het functioneringsgesprek is voornamelijk gericht op de toekomst –

Door deze gesprekken periodiek (bijvoorbeeld 2x per jaar) te laten plaatsvinden maar vooral de verbeterpunten en de bijbehorende acties regelmatig te toetsen op voortgang, wordt het geven en krijgen van feedback normaal.

 

Goede voorbereiding in minder tijd voor functioneringsgesprekken

functioneringsgesprek. Personal & Business Improvement

functioneringsgesprek

Het is belangrijk om een functionerings-gesprek goed voor te bereiden. Dat gebeurdt door jou als leidinggevende en door de medewerkers. Dat laatste is van belang omdat de meeste medewerkers verwachten dat jij als leidinggevende alles voorbereidt. Als dat inderdaad gebeurt, wordt het vaak een eenzijdig gesprek vanuit de leidinggevende.
De voorbereiding van de medewerker is leidend. De ervaring leert dat een beetje hulp hier wel gewenst is.

De medewerker stuurt enige tijd voor het gesprek het formulier volledig ingevuld naar jou als leidinggevende zodat jij het gesprek ook kunt voorbereiden. Doel hierbij is dat jij als leidinggevende bedenkt wat jij voor de medewerker kunt betekenen, hoe je kunt bijdragen aan diens ontwikkeling, etc. Daarnaast wil je ook dat je medewerkers met minimaal één actie- c.q. verbeteringspunt komen. Jij vult dus ook het complete functioneringsformulier in voor iedere medewerker waar je leiding aan geeft nadat de medewerker dat al heeft gedaan en aan jou (of afdeling HR) heeft teruggestuurd.

Tijdens het gesprek maak je dus gebruik van de informatie die de medewerker heeft ingevuld. Je neemt dus gezamenlijk het formulier door. Bespreek de verschillen tussen jouw waarneming en visie en maakt concrete acties voor de verbeterpunten. Omdat je vooraf de verschillen weet kun je je ook gericht voorbereiden en tijdwinst boeken in de voorbereiding en in het gesprek zelf. Want aan de punten waar je het over eens bent, hoef je minder tijd te besteden.

Achteraf maak je één formulier welke jij en de medewerker ondertekenen.

Je bewaart alle verslagen in het personeelsdossier. Bij volgende gesprekken gebruik je ze om de voortgang van de medewerker ten opzichte van de vorige gesprekken vast te stellen.

 

Waarom geen beoordelingsgesprek.

Bij een beoordelingsgesprek gaat het gesprek voornamelijk een richting op. Als leidinggevende spreek je een oordeel uit over de prestaties van een medewerker. De medewerker kan slechts kennisnemen van het oordeel en mag op de uitspraak reageren.

Zoals ik al had aangegeven ben ik geen voorstander van beoordelingsgesprekken, hoewel ik ook zie en begrijp dat er situaties zijn waarin ze wel goed werken. Wij vanuit P&B Improvement implementeren dan ook beoordelingsgesprekken, maar ik zal in dit artikel niet verder op beoordelingsgesprekken in gaan.

Waarom ben ik geen voorstander van beoordelingsgesprekken? Dat heeft er mee te maken dat de communicatie vaak eenzijdig is en er vaak de koppeling met salaris is. Heb je een transparant salarishuis binnen de organisatie kan het inderdaad werken. Helaas gebeurt het te vaak dat de budgetten los staan van de beoordelingen waardoor je enerzijds een goede beoordeling krijgt als medewerker, maar geen salarisverhoging. Los van het feit dat het logisch kan zijn, is de perceptie bij de medewerker vaak anders waardoor het doel van het moment en het gesprek volledig verloren gaat.

Daarbij komt dat ook een functioneringsgesprek zich hier prima voor leent als er dus een koppeling met salaris gewenst is. Tenzij er een transparant salarishuis is, vind ik dat persoonlijk geen goed idee.

 

Samen

Samen

Samen

In een functionerings-gesprek staat verbetering centraal. De medewerker en jijzelf als leidinggevende bespreken de huidige werkpraktijk om knelpunten op te sporen. Voor de geconstateerde problemen bedenk je samen oplossingen. Dit met het doel om behalve het functioneren van de medewerker te verbeteren, ook de onderlinge samenwerking in de toekomst beter te laten verlopen.

Wil je meer weten over functieomschrijvingen, beoordeling- en functioneringsgesprekken, of hoe je de formulieren moet opzetten? Neem dan contact met ons op. Dan kan ook jij tijdwinst boeken in de voorbereiding en de gesprekken.

Origineel uit 2014

Meer over functionering en beoordeling: Eindejaar- en functioneringsgesprekken kunnen leuk zijn.