Personal & Business Improvement

Effectief en positief vergaderen. 10 irritaties en valkuilen.

Iedereen die werkt maakt het mee. Vergaderen.
Voor de één een moment van informatie of zelfs inspiratie en de ander een volledige tijdsverspilling.

 

Waarom is vergaderen nodig?

Vergaderen is nodig om op een gestructureerde manier ideeën, informatie en standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen.
Vergaderingen kunnen zinvol en leuk zijn; snel, leerzaam en met goede eindresultaten. Alle deelnemers aan de vergadering moeten dan wel dezelfde regels aanhouden en met dezelfde bedoelingen deelnemen. Iedere vergadering heeft daarom een goede voorzitter nodig.

 

Waarom is vergaderen dan voor sommigen een tijd van lipbijten?

Dat heeft te maken met verwachtingen, tijdmanagement en geen zin hebben.
De eerste, verwachtingen, kunnen we managen. Door duidelijk aan te geven waar het over gaat en wat je verwacht van elkaar (noem ook jezelf) wordt duidelijk wat er verwacht wordt.
De tweede, tijdmanagement, heeft vaak te maken met het kunnen plannen en prioriteiten stellen.
Als je het nut van een vergadering niet inziet zul je het geen prioriteit vinden en daarmee zonde van de tijd. Als je weet over te brengen dat tijdens een vergadering informatie wordt gegeven of instructies. Dat er besluiten worden genomen of een richting wordt bepaald of ideeën worden gegenereerd (brainstormen), creëer je een ander beeld. Je kunt jezelf en je werk nog steeds belangrijker vinden maar je doet de anderen in het team dan tekort. De noodzaak is duidelijk en het zinloze is dan ook verdwenen. En daarmee hebben we het derde punt ook gehad.

 

Lijst met irritaties en valkuilen voor vergaderingen.

De verwachting van een vergadering heeft ook te maken met eerdere vergaderingen.
Een lijst in willekeurige volgorde met 10 veel voorkomende irritaties van deelnemers van vergaderingen:

  1. Niet duidelijk communiceren van de tijd en plaats van de vergadering.
  2. Niet iedereen is op tijd aanwezig.
  3. Doel van de vergadering is niet duidelijk
  4. Er zitten mensen bij de vergadering die vanuit hun rol geen bijdrage kunnen leveren
  5. De agenda wordt niet gevolgd.
  6. Altijd dezelfde mensen aan het woord.
  7. Aanwezigen zijn niet voorbereid
  8. Gesprekken schieten van de hak op de tak. Er zit geen lijn in.
  9. Iedereen praat door elkaar
  10. Punten op de agenda zijn niet duidelijk

In het vervolg artikel volgende maand ga ik in op de punten en wat je kunt doen om die irritaties en valkuilen te voorkomen.

Personal & Business Improvement

irritaties bij vergaderingen

Weet jij nog een irritatie, schrijf die dan hieronder neer.

Origineel uit 2013
De resultaten zijn later allemaal verwerkt in “Vergaderboost“.